Administratif polyvalent H/F

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ive) polyvalent(e) à Besançon !

Fonction : Assurer l’ensemble de la gestion administrative du site

Gestion administrative de la relation clients

Sortir l’ensemble du dossier pour la réalisation de la commande et transmettre au Responsable d’Atelier

Etablissement des BL

Organisation de la livraison des produits

Facturation clients

Suivi administratif de l’avancée de la commande

Envoyer les offres de prix

Gestion administrative de la relation fournisseurs

Etablir les commandes auprès des fournisseurs définis

Suivre le délai de livraison ou de retour des pièces

Vérifier les prix et les délais fournisseurs

Demander et Vérifier les AR fournisseurs ( prix, quantité, références, délais)

Interlocuteur(rice) pour relancer les fournisseurs internes/externes

Gestion administrative de Logistique

Coordonner et contrôler les opérations logistiques et administratives des réceptions, expéditions et livraisons

Organiser ou contrôler la gestion de stocks de produits, marchandises ou matières premières (référencement, rotation, …)

Définir des besoins en approvisionnement

Gestion administrative de la Production

Renseigner les supports de suivi d’activité et identifier les écarts

Editer les ordres de fabrication

S’assurer de l’approvisionnement en matières premières

Participer aux opérations d’inventaires

Sur la base de documents méthodes, création de la gamme méthodes de fabrication

Gestion administrative des opérations comptables, en relation avec les services du groupe.

Etablir la liasse achat (devis, commandes, accusé-réception, bon de livraison).

Rapprocher les liasses et factures fournisseur.

Procéder à la pré-imputation comptable facture dans le respect des règles comptables.

Demander et suivre les avoirs

Echanges avec le service comptable

Divers

Accueil physique et téléphonique.

Polyvalence :

Être le relai administratif entre le site de production et les services Commerce, RH, HSE, Qualité et Achats.

Pour toutes les activités :

Être garant (e) de l’application des procédures

Propose des actions pour améliorer l’efficacité des processus

Informe la Direction site et/ou groupe de tous évènements ayant une incidence sur le fonctionnement de l’entreprise

Eléments annexes :

Suivre les éléments de paiement, les réclamations et les retours

Respecter les consignes de qualité et de sécurité

Rendre compte de son activité à son Responsable hiérarchique

Les principaux défis de cette fonction :

Être capable d’avoir une perception globale des activités métier sur le site (logistique, qualité, comptable, RH, fournisseurs …) et de l’environnement de l’entreprise.

Être capable de travailler de manière autonome tout en respectant les consignes transmises par les autres sites/services du Groupe.

Formation et expérience

–    Diplôme exigé : Bac +2 Gestion de la PME ou équivalent

–    Expérience souhaitée : Expérience professionnelle d’au moins 7 ans (dont 4 ans en industrie, souhaité)

Compétences

–    Utilisation de l’ERP

–    Connaissance de l’organisation de la chaine logistique

–    Règles de gestion des stocks et des en-cours

–    Réglementation du transport des marchandises (Incoterms)

–    Outils bureautiques

–    Connaissances générales des procédures comptables

Qualités personnelles (comportement clés)

–    Bonne connaissance du fonctionnement d’entreprise

–    Autonomie

–    Prise d’initiative et sens de la débrouillardise

–    Travailler en bonne collaboration avec les collaborateurs des autres sites

–    Gérer des responsabilités

–    Excellente communication avec le personnel sur site et les interlocuteurs des autres sites

–    Rigoureux (se)

–    Organisé (e)

–    Multitâches et polyvalent (e)

–    Esprit d’équipe

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