Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ive) polyvalent(e) à Besançon !
Fonction : Assurer l’ensemble de la gestion administrative du site
Gestion administrative de la relation clients
Sortir l’ensemble du dossier pour la réalisation de la commande et transmettre au Responsable d’Atelier
Etablissement des BL
Organisation de la livraison des produits
Facturation clients
Suivi administratif de l’avancée de la commande
Envoyer les offres de prix
Gestion administrative de la relation fournisseurs
Etablir les commandes auprès des fournisseurs définis
Suivre le délai de livraison ou de retour des pièces
Vérifier les prix et les délais fournisseurs
Demander et Vérifier les AR fournisseurs ( prix, quantité, références, délais)
Interlocuteur(rice) pour relancer les fournisseurs internes/externes
Gestion administrative de Logistique
Coordonner et contrôler les opérations logistiques et administratives des réceptions, expéditions et livraisons
Organiser ou contrôler la gestion de stocks de produits, marchandises ou matières premières (référencement, rotation, …)
Définir des besoins en approvisionnement
Gestion administrative de la Production
Renseigner les supports de suivi d’activité et identifier les écarts
Editer les ordres de fabrication
S’assurer de l’approvisionnement en matières premières
Participer aux opérations d’inventaires
Sur la base de documents méthodes, création de la gamme méthodes de fabrication
Gestion administrative des opérations comptables, en relation avec les services du groupe.
Etablir la liasse achat (devis, commandes, accusé-réception, bon de livraison).
Rapprocher les liasses et factures fournisseur.
Procéder à la pré-imputation comptable facture dans le respect des règles comptables.
Demander et suivre les avoirs
Echanges avec le service comptable
Divers
Accueil physique et téléphonique.
Polyvalence :
Être le relai administratif entre le site de production et les services Commerce, RH, HSE, Qualité et Achats.
Pour toutes les activités :
Être garant (e) de l’application des procédures
Propose des actions pour améliorer l’efficacité des processus
Informe la Direction site et/ou groupe de tous évènements ayant une incidence sur le fonctionnement de l’entreprise
Eléments annexes :
Suivre les éléments de paiement, les réclamations et les retours
Respecter les consignes de qualité et de sécurité
Rendre compte de son activité à son Responsable hiérarchique
Les principaux défis de cette fonction :
Être capable d’avoir une perception globale des activités métier sur le site (logistique, qualité, comptable, RH, fournisseurs …) et de l’environnement de l’entreprise.
Être capable de travailler de manière autonome tout en respectant les consignes transmises par les autres sites/services du Groupe.
Formation et expérience
– Diplôme exigé : Bac +2 Gestion de la PME ou équivalent
– Expérience souhaitée : Expérience professionnelle d’au moins 7 ans (dont 4 ans en industrie, souhaité)
Compétences
– Utilisation de l’ERP
– Connaissance de l’organisation de la chaine logistique
– Règles de gestion des stocks et des en-cours
– Réglementation du transport des marchandises (Incoterms)
– Outils bureautiques
– Connaissances générales des procédures comptables
Qualités personnelles (comportement clés)
– Bonne connaissance du fonctionnement d’entreprise
– Autonomie
– Prise d’initiative et sens de la débrouillardise
– Travailler en bonne collaboration avec les collaborateurs des autres sites
– Gérer des responsabilités
– Excellente communication avec le personnel sur site et les interlocuteurs des autres sites
– Rigoureux (se)
– Organisé (e)
– Multitâches et polyvalent (e)
– Esprit d’équipe
Si vous êtes intéressé(e) par cette offre, contactez nous à l’adresse suivante : Isabelle.taillon@axe-group.com.